مسئولین دفتر (gatekeepers)، که شامل دستیاران اجرایی، مسئولین پذیرش یا سردفترها می‌شوند، در واقع افرادی هستند که در روند فروش و هنگام برقراری تماس سرد، بین شما و تصمیم‌گیرندگان اصلی (یعنی مدیران عامل یا صاحبین کسب و کار) قرار می‌گیرند. اما چگونه می‌توانیم با یک مسئول دفتر، تعامل صحیحی برقرار کنیم که نه تنها مانعی در روند فروش ایجاد نکند، بلکه فرصتی برای اعتمادسازی نیز در جلب مشتری ایجاد شود؟ برای اینکه از این راهکارها مطلع شوید، با راه مدیران همراه باشید.

چگونه هنگام تماس سرد، از سد مسئول دفترها بگذریم؟

1. با مسئول دفترها به عنوان مرجعی برای اعتمادسازی رفتار کنید

در واقع بهتر است که مسئول دفتر یا gatekeeper را به عنوان شخصی در نظر بگیریم که می‌توان با ایشان جهت هدایت تماس سرد به سمت نتیجه، تعامل کرد و نباید این ذهنیت را داشته باشیم که تمامی مسئولین دفتر مانعی برای فروش ما هستند.

این نکته را در نظر بگیرید که نظر مسئول دفتر به عنوان یکی همکاران مدیران عامل، برای ایشان مهم است، بنابراین این مهم است که صبر و حوصله داشته باشید و برای تعامل با مسئولین دفتر زمان بگذارید. در صورتیکه بتوانید به درستی ارتباط برقرار کنید این امکان وجود دارد که مسئول دفتر مقاومت کمتری در برابر شما داشته باشد و حتی در مورد هدایت تماس شما به تصمیم گیرنده اصلی یا ارائه اطلاعات در مورد بهترین زمان برای تماس مجدد، شما را راهنمایی کند.

2. نام یک شخص مرتبط را ذکر کنید

یکی از تکنیک‌های مناسب برای عبور از سد مسئول دفتر، ذکر کردن نام یک برند همکار و نام دقیق شخصی است که با او همکاری داریم، برای مثال این مورد را ذکر می‌کنیم که من با آقای الف (مدیر فروش) از شرکت ب (یکی از شرکت‌های برند در بازار مربوطه) به مدت 2 سال است که همکاری می‌کنم. با ذکر این نام، مخاطب درک می‌کند که با فردی با تجربه و متخصص صحبت می‌کند.

مورد دیگر اینکه اگر به شرکت یا سازمانی تماس گرفته‌اید که برای مثال قبلاً با‌ بخش بازرگانی آن سازمان همکاری داشته‌اید و در حال حاضر قصد همکاری با ‌بخش منابع انسانی همان سازمان را دارید، حتماً نام مدیر یا شخصی که احتمال می‌دهید برای مسئول دفتر آشنا باشد را ذکر کنید تا اعتمادسازی صورت گیرد.

حتی اگر شخص مرتبطی در نظر ندارید، تحقیقات قبلی در مورد کسب و کار و مدیر عامل یا تصمیم گیرنده اصلی که قصد تماس با وی را دارید، همیشه می‌تواند مفید باشد تا بتوانید با مسئول دفتر ارتباط برقرار کنید و نشان دهید که به صورت رندوم یا تصادفی تماس سرد نگرفته‌اید.

3. مودب باشید و اعتماد به نفس داشته باشید

در شروع تماس سرد با مسئول دفتر یا gatekeeper بهتر است ابتدا خودتان را معرفی کنید، گفتن نام و نام خانوادگی باعث اعتمادسازی می‌شود و نشان می‌دهد که صادق هستید و چیزی برای پنهان کردن ندارید. اگر برای شروع تماس استرس دارید، می‌توانید نفس عمیقی بکشید و شروع کنید تا لرزش صدایتان حس بدی را به مخاطب منتقل نکند.

4. صداقت داشته باشید

عاملی که مطمئناً باعث سلب اعتماد مسئول دفتر می‌شود و یک معالمه را با شکست رو به رو می‌کند، بی‌صداقتی است. در گفتار خود کاملاً صداقت داشته باشید و درخواست‌های خودتان را با ادب و تواضع مطرح کنید، این نکته را در نظر داشته باشید که کتمان حقیقت شاید نتایجی کوتاه مدت داشته باشد اما در بلند مدت به برند شما و کسب و کاری که در آن فعالیت می‌کنید، به شدت آسیب وارد می‌کند، تا حدی که در حوزه‌ی فعالیت خود به عنوان تیمی معرفی می‌شوید که چندان در کارهایشان صداقت ندارند، از این رو کسی با شما معامله نمی‌کند.

5. در مورد کسب و کار مخاطب تحقیق کنید

امروزه معمولاً کسب و کارها یا وب سایت سازمانی دارند، یا در شبکه‌های اجتماعی مختلف پیج کاری دارند. شما می‌توانید اطلاعات جامعی در مواردی مثل فعالیت کسب و کار، محصولات آن‌ها، پروژه‌های در دست اقدام و سایر اطلاعاتی که ممکن است به شما کمک کند، به دست آورید. سعی کنید صفحه‌ی مربوط به کسب و کار، تصمیم‌گیرنده اصلی، یا حتی مسئول دفتر در لینکدین را در صورتی که وجود دارد، جستجو کنید تا در مورد آن‌ها اطلاعات کافی کسب کنید.

مواردی که کمک می‌کند از سد مسئول دفتر عبور کنید:

• نام رابط خود یا شخص مرتبط با کسب و کار را ذکر کنید
• قاطع، اما مودب و با اعتماد به نفس باشید
• با مسئول دفتر به عنوان مرجع اعتمادسازی ارتباط بگیرید
• به تناسب موقعیت، مقداری گرم و شوخ طبع باشید
• به مسئول دفتر اطمینان بدهید قصد فروش به ایشان را ندارید
• صداقت داشته باشید
• صبر و تحمل داشته باشید و استرس خود را به مسئول دفتر منتقل نکنید

برای عبور از سد مسئول دفتر چه نکاتی را بیان کنیم؟

1. توضیح دهید که چرا می‌خواهید کمک کنید

همانطور که گفتیم در بیان خود صریح و با صداقت کامل رفتار کنید، این نکته مهم است که مسئول دفتر شخص تصمیم گیرنده و نهایی نیست، و باید به وی اطمینان دهید که قصد فروش به ایشان را ندارید، با این حال بهتر است اهداف خود را در جهت کمک رسانی به کسب و کار مخاطب معرفی کنید و اطلاعاتی که قبلاً راجع به آن تحقیق کرده‌اید را بیان کنید تا مسئول دفتر درک بهتری از فعالیت شما پیدا کند.

2. تماس خود را از قبل هماهنگ کنید

معمولا مسئولین دفتر می‌خواهند بدانند که آیا شما در مورد تماس خود قبلاً با تصمیم گیرنده اصلی یا مدیر مربوطه هماهنگ کرده‌اید یا خیر، در این صورت شما می‌توانید از قبل به وسیله ایمیل یا نامه اداری با شخصی که قصد صحبت با ایشان را دارید در مورد تماس خود هماهنگ کنید. یا چنانچه مقدور است می‌توانید از پیام صوتی (voice mail) یا پیام ویدیویی استفاده کنید.

3. از مسئول دفتر راهنمایی بخواهید

از مسئول دفتر به این خاطر که پاسخ تماس شما را داده تشکر کنید و سپس درخواست کنید تا اگر امکان دارد شما را به شخص مورد نظرتان وصل کند. یا اگر زمان خوبی تماس نگرفته‌اید و نمی‌توانید با شخص مورد نظرتان صحبت کنید، از مسئول دفتر بپرسید که بهترین زمان برای اینکه دوباره تماس بگیرید چه ساعتی است. یا اینکه داخلی مستقیم فرد مورد نظرتان را بپرسید تا برای تماس مجدد، در وقت و انرژی طرفین صرفه‌جویی گردد.

کلام آخر

مکالمه‌ی تماس سرد برای هر کدام از مشتری‌های احتمالی شما باید شخصی‌سازی شده باشد، بنابراین نیاز است تا قبل از تماس سرد، تحقیقات کامل و جامعی درباره‌ی کسب و کار مشتری احتمالی خود داشته باشید تا بتوانید با اعتماد به نفس و آمادگی کافی با مسئولین دفتر تماس بگیرید. فروش تماماً در مورد ایجاد ارتباط مناسب است، بنابراین گفتگو با مسئول دفتر را فرصتی برای ایجاد ارتباط و اعتمادسازی بدانید.

تا زمانی که مودب، صادق و در مورد مشتری احتمالی آگاه باشید، در اکثر مواقع می‌توانید از سد مسئولین دفتر عبور کنید. اگر برای آموزش تیم فروش خود نیاز به مشاوره‌ی تخصصی دارید، می‌توانید از طریق منوهای سایت راه مدیران جهت اخذ وقت مشاوره اقدام بفرمایید.